Traballando cun cliente con boas intencións pero difícil
Preguntámonos polo xeito de levar a cabo un evento ou congreso cando o cliente entremétese demasiado na súa organización
A miúdo, no mundo dos congresos, eventos ou incentivos, atopámonos con clientes que queren seguir moi de preto a organización do seu acto.
Por suposto, unha das fases primordiais cando se encara calquera evento é a sucesión de reunións co cliente para perfilar como debe ser este.
Ninguén coñecerá mellor que o cliente que se quere conseguir co acto, quen debe acudir ao mesmo ou como é a empresa, organización ou institución promotora.
Con todo, o implicarse en exceso no evento pode provocar serios problemas en aspectos de planificación ou executivos que deben seguir o criterio da empresa de organización de eventos.
Situacións problemáticas con estes clientes
Sinalemos algunhas das enleadas que poden darse:
- Afán por repetir o que funcionou -ou se pensa que funcionou- en edicións anteriores do evento
- Contratación de profesionais ou de meros afeccionados por razóns de amizade por encima dos méritos
- Aparición de receos ou antipatías persoais que deixan fóra da listaxe de intervenientes ou convidados a profesionais e autoridades que deberían estar presentes
- Imposición de gustos musicais ou de imaxes persoais que son metidos -por forza- na escenografía ou escaleta audiovisual
- Selección de azafatas e persoal auxiliar primando a súa imaxe persoal sobre a súa eficiencia
- Intromisión no protocolo que, no canto de seguiren a normativa legal ou unha orde lóxica, acaba convertido nun xogo de cadeiras sen orde nin sentido
- Preocupación excesiva por algúns elementos do evento e, por contra, menosprezo doutros prioritarios
Que se pode facer?
A empresa organizadora de eventos debe enfrontarse -no bo sentido- ao seu cliente.
Unha posible orde para actuar:
- Escoitalo atentamente
- Tomar en conta as suxestións que sexan valiosas e rexeitar as demais, para ofrecer un servizo adecuado
- Agradecerlle a súa colaboración e boa disposición
- Explicarlle as causas de por que non se desenvolveron todas as súas ideas
A xeito de conclusión…
De seguro, os nosos clientes atopáronse na súa andaina profesional nunha situación parecida á que nos atopamos, pero á inversa… e debemos preguntarlle como responderían ante ela.
En definitiva, o profesional de eventos debe facer entender ao seu cliente que, o máis sinxelo, sería facer todo como el quere pero que iso non sería responsable.
Deixaremos para outro momento o abordar eses congresos nos que a implicación do cliente é case nula…