Gabinetes de prensa, (una) sala de máquinas

Repasamos en bastantes entradas del blog cuáles son las estructuras que forman un equipo creador de eventos y cuáles son los conceptos que, a modo de introducción, se deben manejar. A pesar de que se trata de una aproximación y que es la experiencia sobre el terreno la que aporta un conocimiento más profundo, hoy seguimos nuestra radiografía con los gabinetes de prensa. Obviamente, un equipo de comunicación y redacción no solo se ciñe a la organización de eventos pero siempre hemos de contar con profesionales de la comunicación si queremos que salga bien.

Las necesidades y el trabajo de un gabinete de prensa están sujetos al calendario con fuertes ataduras. La idea de deadline se aplica con buen criterio a este segmento aunque no es la única: junto a los calendarios, la producción y gestión de información a un ritmo que marca la actualidad en la sociedad de la información, esto es, una actualización casi constante de contenidos, sobre todo en el apartado de actualidad.

Para hacer más fácil, enumeraremos algunos de los principales cometidos de un gabinete de prensa involucrado en la organización de un evento, así como su trabajo dentro de la propia empresa en la que desarrollan su actividad.

Plan de comunicación

Los cursos anuales en la comunicación de una empresa se deciden con el inicio del año, sea natural o laboral, en cuanto a cómo haremos llegar las novedades sobre los eventos organizados al mayor número de personas dentro de nuestro público objetivo. La periodicidad de las actualizaciones es uno de los aspectos que más ha cambiado en los últimos años. Antes de que se generalizase el uso de Internet, las acciones de comunicación se centraban en los soportes tradicionales: prensa escrita, radio y televisión. Un evento debía anunciarse con un mes de antelación como mínimo –dependiendo de su envergadura– a través de la prensa escrita. La frecuencia de anuncios vía notas de prensa, pequeñas cuñas o, en muy contadas ocasiones, anuncios de televisión aumentaba a medida que se acercaba la fecha del evento.

Es obvio que la comunicación ha cambiado desde la aparición de Internet y la popularización de las redes sociales, pero no conviene olvidar que no todo el mundo las utiliza. La carga de trabajo se ha duplicado: sin dejar de lado el trabajo offline, debemos programar (podemos hacerlo a través de herramientas como Hootsuite) un plan de comunicación online en el que queden cubiertos tanto medios online, blogs, publicaciones periódicas y redes sociales. No se trata tanto de hacer volar una nota de prensa a través de estos medios, sino de proporcionar datos que se consideran más interesantes para el mundo online: datos de de consumo, publicaciones para ganar compromiso con la marca, atención de peticiones…

Atención, atención, atención

A tenor del último párrafo, está la segunda tarea de importancia para los gabinetes de prensa. La canalización de datos, el perfil (o mensaje) que se quiere lanzar para definir nuestra marca o evento y la recogida de datos como respuesta a los mensajes que lanzamos (feedback). Gracias al plan de comunicación y a la respuesta que cosechen los mensajes que lanzamos a los medios online (ya que disponemos de herramientas para conocer el alcance y repercusión de cada acción) podremos afinar en la tarea de elaborar contenidos.

Contenidos, músculo social

Los contenidos relacionados con los eventos se mueven entre la necesidad, la urgencia y la volatilidad. Dado que las novedades deben ser contadas al minuto. El vertiginoso ritmo de la información hace que los mensajes tengan cada vez menos peso y menos durabilidad. De ola misma manera que los contenidos se producen muy rápido, se consumen a la misma velocidad. Es necesario desarrollar un buen criterio de selección informativa para hacer más efectivo cada mensaje que lanzamos en medios online: debemos saber en qué canales funcionará mejor, de qué manera acercara nuestro evento o producto a nuestro público objetivo y de qué forma debemos presentarlo para que responda a las expectativas.

Estas son las tareas primarias de un gabinete de prensa: elaborar información y dirigirla la público a través de medios convencionales y online (herramientas web, boletines digitales corporativos, blogs, redes sociales, etc); recogeremos las respuestas que recibamos de los mensajes y atenderemos a las demandas de información que se den. Y para finalizar, las tareas clásicas de un gabinete de información: comunicación corporativa, comunicación de producto, eventos, gestión de entrevistas one to one, ruedas de prensa o desayunos informativos, entre otros.