Para que serve o gabinete de prensa ou comunicación dun congreso ou evento?
Achegámonos á figura do gabinete de prensa externo para congresos ou eventos
Un dos servizos que se ofrece nalgunhas empresas organizadoras de congresos e eventos -coma Trevisani- é o de gabinete de comunicación ou prensa.
O gabinete de comunicación é o encargado de xerar ruído e repercusións para calquera evento e serve de interlocutor ante as peticións dos distintos medios.
Grazas ao mesmo, elabóranse notas de prensa, conséguense entrevistas en radios e xornais, realízanse entradas en redes sociais…
A crise nos medios de comunicación minorou o número de xornalistas que poden cubrir de xeito adecuado os congresos, o que fai que a “loita” por un maior espazo e unha maior repercusión sexa cada vez máis complicada.
Algunhas empresas ou institucións contan cun gabinete de prensa propio pero son unha minoría e por iso, a miúdo, cómpre contratar un apoio externo.
Por que contratar un gabinete de prensa externo para un evento?
Entre as razóns para contar con este servizo están:
- Facilita o acceder aos medios locais e rexionais do lugar onde ten lugar o congreso
- Elabora documentos útiles sobre o evento, como notas de prensa, textos para web…
- Sitúa na axenda pública a problemática ou acontecemento protagonista da reunión.
- Permite chegar a públicos interesados que non poden achegarse á cita
- Achega notoriedade aos organizadores e divulga as súas impresións sobre a temática.
- Serve como incentivo e contraprestación en imaxe pública aos patrocinadores ou colaboradores do evento.
- No caso de que na súa organización estea implicada a administración pública, responde ao principio de publicidade das súas accións
- Permite contar cunha memoria da repercusión do evento, o informe ou clipping de prensa
Como é a relación entre o organizador e o responsable de comunicación
O xefe de prensa dun evento ou congreso, aínda que soe a tópico, debe manter un contacto continuo cos responsables do mesmo, o que non acontece sempre…
Sen esa relación estreita, e sen unha dose de confianza, é difícil diagnosticar que se quere e que se necesita.
Ademais, o responsable de prensa será quen filtre as entrevistas solicitadas con motivo do congreso.
Outras angueiras para mellorarmos a comunicación dun congreso
Ademais do gabinete de prensa básico, é posible contratar outros servizos, para buscar unha mellor comunicación:
- Gabinete de prensa a nivel internacional
- Web propia do evento
- Fotógrafo e equipo de vídeo profesional
- Campaña de publicidade en medios ou redes sociais
- Community manager específico
- Tradución de materiais a distintos idiomas
- Transmisión en directo por Internet