Organizando eventos en Galicia: ¿Cómo escoger a tus invitados?

Cuando se realiza un acto o un evento el anfitrión u organizador debe invitar con antelación a aquellas personas que considere oportunas para la ocasión y los invitados deben seleccionarse según la naturaleza del acto y de la imagen que se desee proyectar del mismo.

Al hablar de invitaciones en cualquier tipo de acto, se debe tener en cuenta estudiar detalladamente los listados de personalidades y autoridades a invitar. Se debe realizar con esmero y repasar el listado en varias ocasiones para que nadie previsto se quede sin recibirlo. A la hora de realizar la lista siempre surgen preguntas como ¿a cuántos?, ¿a quién?, ¿cómo? Teniendo en cuenta además los tratamientos, las puestas al día y las direcciones adecuadas.

Teniendo en cuenta estos criterios generales, u otros que se consideren convenientes, se elaborará la lista de invitados. Una vez que la tengamos finalizada, es necesario decidir si se incluyen o no a los cónyuges. La respuesta dependerá totalmente del organizador, que deberá valorar la filosofía del acto, la capacidad de los locales y el presupuesto que se tenga.

A la hora de realizar la lista de invitados deben considerarse varios tipos de asistentes: de honor, comerciales, relevantes o representativos, prensa, amistades… A todos y cada uno de ellos hay que enviarles la invitación con antelación, para asegurarnos que puedan tener hueco en las agendas y puedan asistir sin problema. Es importante realizar en los días previos al acto una “reconfirmación”, de esta manera sabremos el total de personas que asistirá finalmente.

Sin duda, cada evento es diferente por lo que la lista de invitados puede variar dependiendo de las circunstancias y particularidades de cada acto que se organice.

En toda lista hay unos invitados principales, que son aquellos a los que se dirige principalmente el evento y a quienes se le dedica. Y siempre hay ciertas invitaciones que van dirigidas por compromiso a aquellas personas que tanto por relación personal o profesional con el anfitrión este considere que deben asistir aunque no tengan vinculación directa con tema.

Los actos oficiales suelen ser mucho más complejos a la hora de organizar, y por tanto de invitar, que los sociales. Si es un evento oficial o con cierta relevancia se debe incluir en la lista a un grupo de invitados que ofrezcan una muestra representativa de los diversos sectores sociales.

Si es un evento cultural y tu intención es invitar a artistas o a personas de cierta relevancia en el mundo de la cultura que quieras que asistan si o si, intenta coordinar con ellos previamente las fechas antes de anunciar el día y el lugar.

Si se desea que la actividad tenga difusión en prensa se debe incluir en la lista a periodistas especializados en el tema. Invitar a los distintos medios de comunicación dependerá del alcance que se quiera dar al evento, así como del interés que puede generar en un determinado público objetivo.

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