El genio de la lámpara de los eventos y el tiempo

Lámpara mágica en una entrada sobre los eventos

Hablamos sobre la importancia del factor tiempo en el mundo de la organización de eventos, incentivos y congresos

¡Rápido! ¡Te concedo un deseo! Le dijo el genio de la lámpara de los eventos al sufrido trabajador que tenía que organizar un congreso para 300 personas en dos semanas.

¡Más tiempo! Contestó sin dudar el currante, sin pararse a pensar que igual era una buena idea pedir algo para sí mismo y que no estaría mal el desconectar un poco del trabajo…

Esta historia inventada no está sacada de Las mil y una noches, sino de Los mil y un día trabajando en una empresa de organización de eventos.

El tiempo es un factor fundamental para conseguir que un congreso, un evento, un incentivo para empresas… sea todo un éxito.

La impresión que tienen los clientes y, en general, la gente ajena al sector profesional sobre los plazos que se necesitan al trabajar en Relaciones Públicas o en congresos es, desgraciadamente, demasiado optimista.

Con meses de anticipación se consiguen mejores precios en los vuelos; al negociar costes en la producción de escenografías; papelería o contrataciones artísticas…

La comunicación pública del evento y su repercusión resulta más sencilla, al igual que las posibilidades de que la convocatoria y la afluencia de asistentes sea un éxito

Y algo muy importante, nos aseguramos de que la planta hotelera de la ciudad no esté ocupada por una cumbre internacional de productores porcinos, por ejemplo.

Mirando sin temor el calendario

En definitiva, con el tiempo adecuado la secretaría técnica lo tiene más fácil y desciende el uso de cafés, ibuprofenos, lexatines y paracetamoles.

Si un cliente nos indica que nuestras cautelas son excesivas, siempre podemos apelar a su experiencia personal y preguntarle por la anticipación con la que contrata sus vacaciones.

Un último apunte. En muchos casos un evento sale muy bien pese a tener poco tiempo para su organización, pero si buscamos la excelencia -y la mayor reducción de costes- ese listón se convierte en infranqueable.

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