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Nos preguntamos cómo se puede llevar a cabo un evento o congreso cuando el cliente se inmiscuye demasiado en su organización
A menudo, en el mundo de los congresos, eventos o incentivos, nos encontramos con clientes que quieren seguir muy de cerca la organización de su acto.
Por supuesto, una de las fases primordiales a la hora de encarar cualquier evento es la sucesión de reuniones con el cliente para perfilar cómo debe ser éste.
Nadie conocerá mejor que el cliente qué se quiere conseguir con el acto, quién debe acudir al mismo o cómo es la empresa, organización o institución promotora.
Sin embargo, el implicarse en exceso en el evento puede provocar serios problemas en aspectos de planificación o ejecutivos que deben seguir el criterio de la empresa de organización de eventos.
Situaciones problemáticas con estos clientes
Señalemos algunas de las situaciones que pueden darse:
- Afán por repetir lo que funcionó -o se piensa que funcionó- en ediciones anteriores del evento
- Contratación de profesionales o de meros aficionados por razones de amistad por encima de los méritos
- Aparición de recelos o antipatías personales que dejan fuera del listado de intervinientes o invitados a profesionales y autoridades que deberían estar presentes
- Imposición de gustos musicales o de imágenes personales que son metidos -de modo forzado- en la escenografía o escaleta audiovisual
- Selección de azafatas y personal auxiliar primando su imagen personal sobre su eficiencia
- Intromisión en el protocolo que, en vez de seguir la normativa legal o un orden lógico, acaba convertido en un juego de sillas sin orden ni sentido
- Preocupación excesiva por algunos elementos del evento y, por contra, menosprecio de otros prioritarios
¿Qué se puede hacer?
La empresa organizadora de eventos debe enfrentarse -en el buen sentido- a su cliente.
Un posible orden para actuar:
- Escucharle atentamente
- Tomar en cuenta las sugerencias que sean valiosas y desechar las demás, para ofrecer un servicio adecuado.
- Agradecerle su colaboración y buena disposición
- Explicarle las causas de por qué no se han desarrollado todas sus ideas
Como conclusión…
Seguramente, nuestros clientes «metomentodo» se han encontrado en su trayectoria profesional en una situación parecida a la que nos encontramos, pero a la inversa… y debemos preguntarle cómo responderían ante ella
En definitiva, el profesional de eventos debe hacer entender a su cliente que, lo más sencillo, sería hacer todo como él quiere pero que eso no sería responsable.
Dejaremos para otro momento el abordar esos congresos en los que la implicación del cliente es casi nula…[:gl]
Preguntámonos polo xeito de levar a cabo un evento ou congreso cando o cliente entremétese demasiado na súa organización
A miúdo, no mundo dos congresos, eventos ou incentivos, atopámonos con clientes que queren seguir moi de preto a organización do seu acto.
Por suposto, unha das fases primordiais cando se encara calquera evento é a sucesión de reunións co cliente para perfilar como debe ser este.
Ninguén coñecerá mellor que o cliente que se quere conseguir co acto, quen debe acudir ao mesmo ou como é a empresa, organización ou institución promotora.
Con todo, o implicarse en exceso no evento pode provocar serios problemas en aspectos de planificación ou executivos que deben seguir o criterio da empresa de organización de eventos.
Situacións problemáticas con estes clientes
Sinalemos algunhas das enleadas que poden darse:
- Afán por repetir o que funcionou -ou se pensa que funcionou- en edicións anteriores do evento
- Contratación de profesionais ou de meros afeccionados por razóns de amizade por encima dos méritos
- Aparición de receos ou antipatías persoais que deixan fóra da listaxe de intervenientes ou convidados a profesionais e autoridades que deberían estar presentes
- Imposición de gustos musicais ou de imaxes persoais que son metidos -por forza- na escenografía ou escaleta audiovisual
- Selección de azafatas e persoal auxiliar primando a súa imaxe persoal sobre a súa eficiencia
- Intromisión no protocolo que, no canto de seguiren a normativa legal ou unha orde lóxica, acaba convertido nun xogo de cadeiras sen orde nin sentido
- Preocupación excesiva por algúns elementos do evento e, por contra, menosprezo doutros prioritarios
Que se pode facer?
A empresa organizadora de eventos debe enfrontarse -no bo sentido- ao seu cliente.
Unha posible orde para actuar:
- Escoitalo atentamente
- Tomar en conta as suxestións que sexan valiosas e rexeitar as demais, para ofrecer un servizo adecuado
- Agradecerlle a súa colaboración e boa disposición
- Explicarlle as causas de por que non se desenvolveron todas as súas ideas
A xeito de conclusión…
De seguro, os nosos clientes atopáronse na súa andaina profesional nunha situación parecida á que nos atopamos, pero á inversa… e debemos preguntarlle como responderían ante ela.
En definitiva, o profesional de eventos debe facer entender ao seu cliente que, o máis sinxelo, sería facer todo como el quere pero que iso non sería responsable.
Deixaremos para outro momento o abordar eses congresos nos que a implicación do cliente é case nula…[:]
