Repasamos en bastantes entradas do blog cales son as estruturas que forman un equipo creador de eventos e cales son os conceptos que, a modo de introdución, débense manexar. Malia que se trata dunha aproximación e que é a experiencia sobre o terreo a que aporta un coñecemento máis profundo, hoxe seguimos a nosa radiografía cos gabinetes de prensa. Obviamente, un equipo de comunicación e redacción non só cínguese á organización de eventos pero sempre habemos de contar con profesionais da comunicación si queremos que salga ben.
As necesidades e o traballo dun gabinete de prensa están suxeitos ao calendario con fortes ataduras. A idea de deadline aplícase con bo criterio a este segmento aínda que non é a única: xunto aos calendarios, a produción e xestión de información a un ritmo que marca a actualidade na sociedade da información, isto é, unha actualización case constante de contidos, sobre todo no apartado de actualidade.
Para facer máis fácil, enumeraremos algúns dos principais cometidos dun gabinete de prensa involucrado na organización dun evento, así como o seu traballo dentro da propia empresa na que desenvolven a súa actividade.
Plan de comunicación
Os cursos anuais na comunicación dunha empresa decídense co inicio do ano, sexa natural ou laboral, en canto a como faremos chegar as novidades sobre os eventos organizados ao maior número de persoas dentro do noso público obxectivo. A periodicidade das actualizacións é un dos aspectos que máis cambiou nos últimos anos. Antes de que se xeneralizase o uso de Internet, as accións de comunicación centrábanse nos soportes tradicionais: prensa escrita, radio e televisión. Un evento debía anunciarse cun mes de antelación como mínimo –dependendo do seu tamaño– a través da prensa escrita. A frecuencia de anuncios vía notas de prensa, pequenas cuñas ou, en moi contadas ocasións, anuncios de televisión aumentaba a medida que se achegaba a data do evento.
É obvio que a comunicación cambiou desde a aparición de Internet e a popularización das redes sociais, pero non convén esquecer que non todo o mundo utilízaas. A carga de traballo duplicouse: sen deixar de lado o traballo offline, debemos programar (podemos facelo a través de ferramentas como Hootsuite) un plan de comunicación online no que queden cubertos tanto medios online, blogs, publicacións periódicas e redes sociais. Non se trata tanto de facer voar unha nota de prensa a través destes medios, senón de proporcionar datos que se consideran máis interesantes para o mundo online: datos de de consumo, publicacións para gañar compromiso coa marca, atención de peticións…
Atención, atención, atención
A tenor do último parágrafo, está a segunda tarefa de importancia para os gabinetes de prensa. A canalización de datos, o perfil (ou mensaxe) que se quere lanzar para definir a nosa marca ou evento e a recolleita de datos como resposta ás mensaxes que lanzamos (feedback). Grazas ao plan de comunicación e á resposta que colleiten as mensaxes que lanzamos aos medios online (xa que dispoñemos de ferramentas para coñecer o alcance e repercusión de cada acción) poderemos afinar na tarefa de elaborar contidos.
Contidos, músculo social
Os contidos relacionados cos eventos móvense entre a necesidade, a urxencia e a volatilidade. Dado que as novidades deben ser contadas ao minuto. O vertixinoso ritmo da información fai que as mensaxes teñan cada vez menos peso e menos durabilidade. De ola mesmo xeito que os contidos prodúcense moi rápido, consúmense á mesma velocidade. É necesario desenvolver un bo criterio de selección informativa para facer máis efectivo cada mensaxe que lanzamos en medios online: debemos saber en que canles funcionará mellor, de que xeito achegase o noso evento ou produto ao noso público obxectivo e de que forma debemos presentalo para que responda ás expectativas.
Estas son as tarefas primarias dun gabinete de prensa: elaborar información e dirixila a público a través de medios convencionais e online (ferramentas web, boletíns dixitais corporativos, blogs, redes sociais, etc); recolleremos as respostas que recibamos das mensaxes e atenderemos ás demandas de información que se dean. E para finalizar, as tarefas clásicas dun gabinete de información: comunicación corporativa, comunicación de produto, eventos, xestión de entrevistas one to one, rodas de prensa ou almorzos informativos, entre outros.
Repasamos en bastantes entradas del blog cuáles son las estructuras que forman un equipo creador de eventos y cuáles son los conceptos que, a modo de introducción, se deben manejar. A pesar de que se trata de una aproximación y que es la experiencia sobre el terreno la que aporta un conocimiento más profundo, hoy seguimos nuestra radiografía con los gabinetes de prensa. Obviamente, un equipo de comunicación y redacción no solo se ciñe a la organización de eventos pero siempre hemos de contar con profesionales de la comunicación si queremos que salga bien.
Las necesidades y el trabajo de un gabinete de prensa están sujetos al calendario con fuertes ataduras. La idea de deadline se aplica con buen criterio a este segmento aunque no es la única: junto a los calendarios, la producción y gestión de información a un ritmo que marca la actualidad en la sociedad de la información, esto es, una actualización casi constante de contenidos, sobre todo en el apartado de actualidad.
Para hacer más fácil, enumeraremos algunos de los principales cometidos de un gabinete de prensa involucrado en la organización de un evento, así como su trabajo dentro de la propia empresa en la que desarrollan su actividad.
Plan de comunicación
Los cursos anuales en la comunicación de una empresa se deciden con el inicio del año, sea natural o laboral, en cuanto a cómo haremos llegar las novedades sobre los eventos organizados al mayor número de personas dentro de nuestro público objetivo. La periodicidad de las actualizaciones es uno de los aspectos que más ha cambiado en los últimos años. Antes de que se generalizase el uso de Internet, las acciones de comunicación se centraban en los soportes tradicionales: prensa escrita, radio y televisión. Un evento debía anunciarse con un mes de antelación como mínimo –dependiendo de su envergadura– a través de la prensa escrita. La frecuencia de anuncios vía notas de prensa, pequeñas cuñas o, en muy contadas ocasiones, anuncios de televisión aumentaba a medida que se acercaba la fecha del evento.
Es obvio que la comunicación ha cambiado desde la aparición de Internet y la popularización de las redes sociales, pero no conviene olvidar que no todo el mundo las utiliza. La carga de trabajo se ha duplicado: sin dejar de lado el trabajo offline, debemos programar (podemos hacerlo a través de herramientas como Hootsuite) un plan de comunicación online en el que queden cubiertos tanto medios online, blogs, publicaciones periódicas y redes sociales. No se trata tanto de hacer volar una nota de prensa a través de estos medios, sino de proporcionar datos que se consideran más interesantes para el mundo online: datos de de consumo, publicaciones para ganar compromiso con la marca, atención de peticiones…
Atención, atención, atención
A tenor del último párrafo, está la segunda tarea de importancia para los gabinetes de prensa. La canalización de datos, el perfil (o mensaje) que se quiere lanzar para definir nuestra marca o evento y la recogida de datos como respuesta a los mensajes que lanzamos (feedback). Gracias al plan de comunicación y a la respuesta que cosechen los mensajes que lanzamos a los medios online (ya que disponemos de herramientas para conocer el alcance y repercusión de cada acción) podremos afinar en la tarea de elaborar contenidos.
Contenidos, músculo social
Los contenidos relacionados con los eventos se mueven entre la necesidad, la urgencia y la volatilidad. Dado que las novedades deben ser contadas al minuto. El vertiginoso ritmo de la información hace que los mensajes tengan cada vez menos peso y menos durabilidad. De ola misma manera que los contenidos se producen muy rápido, se consumen a la misma velocidad. Es necesario desarrollar un buen criterio de selección informativa para hacer más efectivo cada mensaje que lanzamos en medios online: debemos saber en qué canales funcionará mejor, de qué manera acercara nuestro evento o producto a nuestro público objetivo y de qué forma debemos presentarlo para que responda a las expectativas.
Estas son las tareas primarias de un gabinete de prensa: elaborar información y dirigirla la público a través de medios convencionales y online (herramientas web, boletines digitales corporativos, blogs, redes sociales, etc); recogeremos las respuestas que recibamos de los mensajes y atenderemos a las demandas de información que se den. Y para finalizar, las tareas clásicas de un gabinete de información: comunicación corporativa, comunicación de producto, eventos, gestión de entrevistas one to one, ruedas de prensa o desayunos informativos, entre otros.
