El futuro del turismo de convenciones: qué podremos esperar
Nos sacamos las máscaras y nos limpiamos el maquillaje de la cara para descubrir que noviembre estaba ahí y que en ocho semanas nos encontraremos con un calendario con las doce hojas recién puestas. Así que sí, es el momento de repasar algunos de los temas que hemos tratado en esta bitácora e intentar cotejar cuáles serán las tendencias que nos encontraremos en el próximo 2016. Comenzaremos este repaso con las perspectivas abiertas en el turismo de convenciones o reuniones profesionales, un sector que parece reactivarse poco a poco tras los peores años de la Gran Recesión pero que, tras tanto tiempo con un perfil bajo, presentará notables cambios con respecto a lo que conocimos en décadas pasadas; las modificaciones, o las variaciones que están por venir, atienden a la optimización de la gestión organizativa y a la atención sobre los detalles logísticos. O dicho de otra manera: más y mejor por un precio más ajustado.
La división de Meeting & Events de la agencia Carlson Wagonlit Travel (CWT), acaba de publicar el estudio “The 2016 Meetings and Events Forecast”, que analiza las tendencias que van a influir en el turismo de reuniones en el 2016.
El uso de software de organización de eventos profesionales se generalizará: hemos hablado alguna vez de software y apps relacionadas con la gestión de eventos: existen programas para organizar y divulgar los horarios y ponencias de una convención, para ayudar a recopilar datos de asistencia y de interés sobre las ponencias y stands, para certificar asistencias o ausencias. El uso de Strategic Meetings Management(SMM) irá ganando espacio con la consiguiente mejora de ahorro, precisión y valor de datos acumulados, transparencia y, at last but not least, un aumento de la satisfacción entre los asistentes.
Compliance: las normas claras hacen el éxito seguro. Desde comienzos de este año se popularizó más el término compliance, que viene a significar un cumplimiento estricto de las normas y el código ético derivado de un acuerdo entre empresa organizadora y cliente. La organización de eventos es un sector de trabajo en el que se advierten riesgos relacionados con esta compliance. Para evitar que estos riesgos se vuelvan realidad se perfila como un área donde los riesgos potenciales derivados de un incumplimiento de las normas de compliance y las penalizaciones asociadas son significativas. Dado que existen riesgos de cancelación imprevista, asociados a servicios proporcionados durante la celebración del congreso o a una falta de sintonía entre la organización y las demandas específicas del cliente, las normas de cumplimiento son una realidad entre organizadores y clientes: las empresas quieren de la firma organizadora de eventos una observación estricta de sus políticas de compliance y, además, un conocimiento de los requerimientos concretos del sector para el que se va a organizar un evento. Dicho en corto: un trabajo de reconocimiento previo exhaustivo y una ética de trabajo a prueba de bombas.
Logística, ese trabajo hecho con lupa: muchas veces relatamos toda la cadena de personas implicadas en la organización de eventos. El equipo encargado de asistir y organizar un congreso depende de nosotros pero hay más eslabones en la cadena que no dependen de nosotros. Las empresas dedicadas a la organización de congresos y convenciones necesitarán tiempo para cerrar todo lo que no dependa de la firma y asegurarnos de que nuestro trabajo causará el impacto positivo que esperamos de él; es necesario vigilar los costes de comida y bebida, que como cada año siguen aumentando, lo que se traduce un incremento del coste por asistente; conviene reducir el riesgo con los hoteles porque a partir del año que viene se endurecerán las políticas por cancelación. Dado que vivimos en los tiempos de la economía colaborativa, es bueno que una empresa de organización cuente con algún tipo de acuerdo con hoteles locales y con programas prefijados con empresas de proveedores.
¿La conclusión? El sector parece mostrar signos de recuperación y se prevé que aumente este turismo de convenciones pero las condiciones económicas y materiales que actuarán como marco entre empresa organizadora y clientes serán más estrictas y exigentes. Será necesario más colaboración y comunicación, sinceridad y ética de trabajo y una adaptación a los avances tecnológicos del sector.