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Como ya habéis podido observar en nuestras redes sociales, este último mes hemos estado muy atareados con multitud de proyectos, pero sin duda, uno de los que nos llevó más trabajo realizar, ha sido el Congreso, con Fórum y Feria del Camino de Santiago, el #Faiway2017. Por esta razón, hoy en nuestro blog, nos hemos decantado por dar algunos consejos sobre cómo organizar un evento de tal magnitud, ¡allá vamos!
Antelación, antelación y más antelación
Cuando realizamos cualquier clase de evento, especialmente si dura varios días, debemos de planearlo absolutamente todo con la máxima antelación posible: programa, decoración, lista de invitados al evento, ponentes, stands… cuidando hasta el más mínimo detalle. Además, si lo hacemos todo con tiempo, podemos incluso adelantarnos a los posibles problemas que puedan aparecer en la creación de nuestro evento, creando un protocolo de actuación en el caso de que pase X cosa.
La comunicación entre todas las partes es fundamental
Un evento, siempre suele contar con varias personas organizadoras, pero también con un sinfín de personas que lo hacen posible. Desde la persona que está en recepción dando la bienvenida, hasta la persona que cambia las aguas en la sala de prensa, todo el mundo debe de estar al tanto de todo lo que pasa en cada momento, por eso, es muy importante cada cierto tiempo hablar con las personas implicadas en el evento e informarles de todos los cambios que vayan surgiendo sobre la marcha.
¿Dónde se va a celebrar?
La elección del lugar idóneo es una de las primeras cosas que debemos de hacer. No basta con que el sitio cumpla los requisitos indispensables en cuanto a dimensiones para nuestro evento, sino que también debe de tener unas buenas comunicaciones para el acceso de nuestros invitados al mismo.
¡Que todo sea muy visual!
En un evento, la señalización de cada área es fundamental, además, debemos contar con un programa de mano que nos indique de una manera muy visual donde sucede cada cosa que tenemos programada.
No olvides que todo debe quedar inmortalizado
Siempre es de gran ayuda contar con un buen equipo que se encargue de retratar cada momento. ¡A los asistentes y a los participantes le gusta verse retratados! Además, todo ese material lo puedes utilizar a posteriori para compartir con los medios de comunicación, en tu página web o en tus redes sociales.
¿Todavía sigues con dudas sobre cómo preparar tu congreso? No dudes contactar con los mejores especialistas, no dudes en contactar con Trevisani.[:gl]
Como xa puidestes observar nas nosas redes sociais, este último mes estivemos moi atareados con multitude de proxectos, pero sen dúbida, un dos que nos levou máis traballo realizar, foi o Congreso, con Fórum e Feira do Camiño de Santiago, o #Faiway2017. Por esta razón, hoxe no noso blog, decantámonos por dar algúns consellos sobre como organizar un evento de tal magnitude, alá imos!
Antelación, antelación e máis antelación:
Cando realizamos calquera clase de evento, especialmente se dura varios días, debemos de planealo absolutamente todo coa máxima antelación posible: programa, decoración, lista de invitados ao evento, relatores, stands… coidando ata o máis mínimo detalle. Ademáis, se o facemos todo con tempo, podemos mesmo adiantarnos aos posibles problemas que poidan aparecer na creación do noso evento, creando un protocolo de actuación no caso de que pase X cousa.
A comunicación entre todas as partes é fundamental
Un evento, sempre adoita contar con varias persoas organizadoras, pero tamén cunha infinidade de persoas que o fan posible. Desde a persoa que está en recepción dando a benvida, ata a persoa que cambia as augas na sala de prensa, todo o mundo debe de estar ao tanto de todo o que pasa en cada momento, por iso, é moi importante cada certo tempo falar coas persoas implicadas no evento e informarlles de todos os cambios que vaian xurdindo sobre a marcha.
Onde se vai a celebrar?
A elección do lugar idóneo é unha das primeiras cousas que debemos de facer. Non abonda con que o sitio cumpra os requisitos indispensables en canto a dimensións para o noso evento, senón que tamén debe de ter unhas boas comunicacións para o acceso dos nosos invitados ao mesmo.
Que todo sexa moi visual!
Nun evento, a sinalización de cada área é fundamental, ademais, debemos contar cun programa de man que nos indique dunha maneira moi visual onde sucede cada cousa que temos programada.
Non esquezas que todo debe quedar inmortalizado
Sempre é de gran axuda contar cun bo equipo que se encargue de retratar cada momento. Aos asistentes e aos participantes gústalle verse retratados! Ademais, todo ese material pódelo utilizar a posteriori para compartir cos medios de comunicación, na túa páxina web ou nas túas redes sociais.
Aínda segues con dúbidas sobre como preparar o teu congreso? Non dubides contactar cos mellores especialistas, non dubides en contactar con Trevisani.[:]
