Organizar entregas de premios: una guía

premios mestre mateo evento gala  entregas de premiosSi os dais una vuelta por la web de Trevisani, encontrareis que uno de los eventos que más organizamos son las entregas de premios; en ocasiones se trata de reconocimientos otorgados por las instituciones de Galicia y en otras, nos hemos puesto a disposición de empresas que han homenajeado a relativos y figuras destacadas de la vida civil de Galicia. Las entregas de premios son eventos particularmente alegres y emocionantes: reconocemos el trabajo, la dedicación y el esfuerzo de los homenajeados; el ambiente es alegre y emocionado pero eso no quiere decir que podamos relajarnos, si no todo lo contrario: la organización es una parte fundamental para que el ambiente de concordia no se rompa. Si estáis pensando en organizar un homenaje a algún compañero de la empresa, o en otorgar premios de cualquier tipo auspiciados por una compañía, hay aspectos claves que hay que tener en cuenta. Aquí una guía.

Presupuesto: antes de organizar cualquier tipo de evento de celebración, es importante tener en cuenta la cantidad de presupuesto de la que disponemos. Porque we are living in a material world, como cantaba Madonna en el siglo pasado. El presupuesto disponible determinará el lugar en el que celebraremos el evento, cómo será el obsequio a los galardonados, el catering…Todos los aspectos de la entrega de premios. Antes de empezar a organizar, hay que tener las cuentas muy claras.

Es importante escoger un lugar adecuado: puede que cuando escuchamos “entrega de premios” se nos venga a la cabeza alguna gala tipo Óscar o Goya. Aunque es normal, las entregas de premios no tiene porqué mantener ese formato de gala. Ni, por supuesto, tiene que realizarse en teatros. Escoger el espacio adecuado, estamos avanzando en la logístico: dónde se sentarán los invitados, dónde ubicaremos a los homenajeados, entradas y salidas, ubicación del estrado, número de asistentes…

Tipo de premio: un apartado algo complicado porque depende más del criterio y de la intuición que de factores cuantificables. Se dice que los premios deben corresponder a la acción que se está reconociendo, así que la figura que entreguemos a los homenajeados dirá mucho sobre el tono de la entrega de premios. Se suelen entregar: prendedores, estatuillas, certificados, premios, plaquetas,menciones de reconocimiento enmarcadas, regalos…Debemos valorar también si el nombre de los premiados es será comunicado a los interesados o nos interesa mantener el elemento sorpresa.

Comida: puede que en el primer breefing no nos parezca necesario ofrecer un refrigerio pero si le damos una vuelta, quizás no sea tan mala idea. Dependiendo de la hora a la que celebremos la entrega de premio, o incluso por su duración, es positivo que se sirva alguna clase de refrigerio. Si decidimos servir comida, llega la disyuntiva: o la preparamos nosotros mismos (en el caso de que se trate de una entrega de premios u homenaje con una cantidad manejable de invitados y aún así, sería muy arriesgado) o contratamos algún tipo de servicio de catering y servicio.

Disposición de las mesas y sillas: la disposición del público, sea numeroso o no, será uno de los aspectos que más tiempo nos puede llevar. Es importante que coloquemos el mobiliario de una forma que no moleste durante las entradas y salidas y que permita circular con comodidad. Tampoco queremos que los invitados den la espalda al podio o que haya puntos de vista ciegos; y al final, también hay que tener en cuenta dónde colocar a los homenajeados, quién se sentará con quién, cómo de cerca tienen que estar del podio…

Decoración: puede parecer que la decoración es el momento divertido cuando organizamos un evento de homenaje pero ojo: puede ser el éxito o la ruina de su presentación. La decoración se complica según el espacio sea más grande. La decoración tiene que ser coherente con el tono del homenaje: globos y oropeles de colores brillantes pueden estar fuera de lugar si premiamos una trayectoria profesional, en la que debe prevalecer un tono digno y sobrio.

Oradores principales: es necesario escoger una presentadora o conductora de la gala, lo que tampoco es tan sencillo como parece. Según sea el tipo de homenaje será más apropiado que el presentador sea una persona ligada a la empresa o corporación que organice el homenaje o, por el contrario, si se trata de una entrega de premios a un sector concreto,entonces lo mejor es que se encargue la tarea a una persona conocida del sector. De todas formas, es necesario contactar con la persona escogida con anticipación y darle tiempo para prepararse. Si fuera necesario, acordaremos un ensayo para afinar la duración y el tono de los discursos.

Orden de presentación: ¿Quién habla primero? ¿Cómo comenzará la ceremonia? ¿Cuánto durará? El programa no debe necesariamente seguirse a rajatabla, pero se necesita saber quién habla después de quién, para poder imprimir un programa para los invitados. También, la gente deberá saber de cuánto tiempo dispone para sus discursos y comentarios.

Existen más aspectos a tener en cuenta pero estos son los básicos a tener en cuenta antes de ponernos a organizar una entrega de premios o un homenaje. Las alegrías también requieren mucho trabajo.

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