El protocolo, una forma de ordenar lo permanente
El grupo profesional que está al frente de la agencia Trevisani tiene que ocuparse, en muchas ocasiones, de la organización de eventos relacionados con actos oficiales o en los que está implicada alguna autoridad reconocida por el Estado español, ya sea a nivel autonómico, provincial o municipal. A lo largo de estos actos hay que seguir el orden establecido por el protocolo oficial y en esta entrada damos a conocer el porqué del protocolo y con qué criterio se aplica. Para escribirlo, hemos contado con el asesoramiento de Ana Trevisani, nuestra directora.
El protocolo es un código que ordena los actos institucionales. “El protocolo no está pensado para una persona o una organización en concreto, sino que regula el funcionamiento de los actos oficiales de la institución y surge por la necesidad de organizar a grandes grupos de gente”. Es un código que se aplica a cualquier persona que detente un cargo público y no se adapta a los gustos particulares o las filiaciones ideológicas de cada uno. Es igual para todos.
El protocolo es universal: el uso de un código que regule cómo deben ordenarse los asistentes a un acto solemne es casi tan antiguo como la civilización. “Es una herramienta social que se da en todas las sociedades, en España está regulado por el real decreto 2099/83 y adaptado a cada una de las comunidades”. Además, esta inquietud está presente a lo largo de la historia. Por ejemplo, el filósofo chino Confucio, que vivió en el siglo V a.C., recogió en sus tratados la historia y las costumbres de su nación. Confucio recopiló todo tipo de información sobre ritos y ceremonias e incluso estableció un paralelismo entre la buena sociedad y la codificación de estas costumbres. Incluso podemos encontrar alusiones al protocolo en el Nuevo Testamento, en el Evangelio de san Lucas: “Cuando seas convidado a bodas no te coloques en el primer puesto porque puede llegar otro invitado de mayor distinción que tú y entonces el dueño de casa te insinuará que pases al último lugar”.
Pero no se trata de reglas esotéricas: “A la hora de aplicar el protocolo muchas veces se imponen reglas elementales. Hay que dejar que gobierne el sentido común y el criterio de negociación según sea la naturaleza del acto. Por ejemplo, si es un evento en el que coinciden personalidades civiles y empresariales, se busca peinar la lista de ubicación, es decir, alternarlos aunque no sea lo que aparece estrictamente en el protocolo. O si aparece un invitado especial, como pudiese ser un ganador del premio Nobel, pues se buscaría ubicarlo en la mesa de presidencia, pidiendo permiso a la persona que iba a estar en ese lugar”. Por lo tanto, cada acto también tiene su propio motor interno y un organizador de eventos debe estar atento y debe buscar una disposición armónica entre lo que establece el protocolo y las necesidades reales del evento. También intervienen en este “reajuste protocolario” los gabinetes de comunicación de cada cargo, siempre en busca de la integración armónica de cada personalidad.
Aunque sí hay momentos de protocolo estricto. No siempre hay momentos para alternar personalidades: “El protocolo relativo a actos de la Casa Real se respeta íntegramente, igual que los de las más altas instancias del Estado, como Presidencia”. No todo es negociable es el mundo del protocolo.
El protocolo del siglo XXI es más amplio. Las funciones protocolarias en este siglo han dado un paso adelante. “Ya no es suficiente con ordenar a la gente según el cargo que desempeñe, sino que hay que aplicarse para elaborar una escenografía del acto: cómo se suceden los momentos, cómo se desarrolla la firma de un tratado….Los gabinetes de comunicación del siglo XXI entienden el protocolo como una herramienta de comunicación en la que todo cuenta: el mobiliario, la creatividad en la decoración, la disposición escenográfica son elementos del protocolo aunque aún no haya nada escrito sobre ellos”.
Aunque las disposiciones protocolarias estipulan cómo deben ir vestidos los invitados o cuál es el orden de posicionamiento en una mesa o en una cena solemne, debemos prestar atención a que se trata de normas que hacen funcionar a las instituciones, que en un país democrático pertenecen a la soberanía popular. Ya no quedan cortes extravagantes que impongan costumbres intrincadas, sino el debido respeto a las instituciones que nos representan.
Este ha sido un primer acercamiento a los códigos estipulados por el protocolo. En próximas entregas prometemos entrar en el proceloso mar de los aciertos y los errores en cuanto a etiqueta y formas.
Permanezcan atentos a sus pantallas.