Cinco tendencias para la planificación de eventos en 2015

Planificación de eventos

No hemos traspasado aún el primer mes del año y las novedades se agolpan sobre la mesa del despacho. La organización y planificación de eventos vivirá este año un salto adelante en cuanto a la aplicación de nuevas herramientas tecnológicas que buscarán una mayor interacción entre ponentes, asistentes y sponsors. Les dejamos con cinco tendencias para la planificación de eventos que nos encontraremos en 2015.

Una de las novedades, digamos conceptuales, de la organización de eventos está en su concepción. De ser aquellas tranquilas reunión de personas del mismo gremio a una actividad muy parecida a la dirección de orquestas. Es decir, la tarea del organizador está encaminada en parte a dirigir y adaptarse a las novedades que se van dando a lo largo de un evento: aportaciones de los asistentes, novedades en ponencias, recogida y transcripción de datos…Ante esta avalancha de novedades, las aportaciones recientes de la tecnología están orientadas a hacer más fuerte la implicación entre asistentes y eventos.

El objetivo de la panoplia de aplicaciones es alcanzar los objetivos de un evento del siglo XXI: reforzar la interacción «de tú a tú»; mejorar la presentación y efectividad de los ponentes y los anunciantes; sacar más de los momentos off line y una recogida de feedback racional y significativa.

Ideas y herramientas para la planificación de eventos

La microlocalización: Es un hecho, los smartphones se han convertido en un mediador entre el asistente y la oferta del evento. El año 2015 será el del uso de lo beacons en congresos y simposios. Ya hemos hablado alguna vez de estos pequeños artilugios. No queremos ejercer de pájaros de mal agüero pero puede que la información transmitida a través de folletos conozca el principio del fin. Los beacons ayudan a fidelizar a nuestra audiencia y les ofrece datos de interés particular, un mapa de dónde encontrará aquello que más desea ver en el evento. También es una herramienta útil para el marketing, ya que multiplica las posibilidades de hacer ofertas personalizadas.
Apps dedicadas que se pueden consultar: Bits4Meetings, Loopd, XFocus.

Nuevas formas de esponsorizar. Los patrocinadores de un evento son, obviamente, su columna vertebral. Parte del trabajo básico de organización consiste en encontrar los patrocinadores adecuados ofrecerles un retorno de su inversión poniéndolos en contacto con prescriptores o clientes finales. La difusión tradicional ha entrado en una pequeña fase de estancamiento y las soluciones para 2015 pasan por acercar de nuevo a patrocinadores y asistentes al evento. También pasan por acercar a los mensajes publicitarios desde lo general a lo particular. El objetivo es ganar relevancia en cada mensaje emitido por el anunciante y que el destinatario, al ver que es una oferta destinada personalmente a él, le reste atención de forma genuina.
Algunas apps que pueden ser útiles para esta tarea: Endorsevent, SponsormyEvent, Sponsia.

El feedback limpio: una de las tareas más difíciles para un organizador de eventos es recolectar los datos al final de un congreso o jornadas. Esta recogida se hace a veces de forma algo chapucera y pueden colarse números o apreciaciones que realmente no nos van a ayudar demasiado a organizar la cita del año que viene. La tecnología al rescate: ya existen algunas herramientas que organizan los datos y nos dan solo los que necesitamos. Esto nos aportará una mejora ya que los asistentes se sentirán escuchados al ver que su feedback no cae en vano y facilitará la tarea a los organizadores.
Apps que separan el grano de la paja: Explor, Satsum, Satify.

Repensar el off line: una de las dificultades de muchos eventos es lograr una ambiente de debate productivo y que se produzcan conexiones significativas a los asistentes. Muchas de estas dificultades vienen porque se aplica un modelo de convención establecido desde hace sesenta años, así que es normal que los asistentes se instalen un poco en la pasividad de la rutina. Por contradictorio que parezca, existen apps que afinan en el delicado arte de crear conexiones off line. A pesar de que no es una novedad estrictamente, parece que este 2015 trae nuevas soluciones para este viejo inconveniente.
Apps para el mundo real: EventModeGeneration, Red Line Project, WayBetterWork.

Renovar la figura del ponente: los ponentes han sufrido una mutación similar a la de los organizadores de eventos. Ya no son un simple emisor de conocimientos sino que deben incorporar habilidades para motivar a la audiencia, ejercer de líderes y actuar como facilitador de novedades. La tecnología apuesta por ayudar a los ponentes para conseguir mejores charlas y diversificar las ponencias.
Apps para empoderar audiencias: Presentr, Penxy y Speakerstack.

Así que por lo que parece, 2015 va a ir de crear experiencias, apostar por lo visual y lo sensorial para cautivar a la audiencia y eliminar las barreras imaginarias para crear un ambiente de trabajo en perpetuo movimiento y con un sentido de comunidad. Y la tecnología hará de pegamento de esa comunidad.

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