Entre as múltiples tarefas que compoñen a organización de eventos e congresos, a coordinación da información é unha das primordiais: asegurarse de que todos os asistentes contan coa información adecuada en canto a relatorios e lugares de exposición require, como poden imaxinar, grandes dotes de organización e planificación loxística. As aplicacións para congresos e eventos dan un novo aire ao sector.
Aínda que en Trevisani contamos cunha longa experiencia en organización de eventos e congresos en Santiago e Galicia, temos que asegurar que a tarefa, hoxendía, é algo máis sinxela que cando empezamos nos tempos heroicos.
A tecnoloxía ao rescate: benditas apps.
As aplicacións para dispositivos móbiles aterraron con forza no sector eventos. Partiamos dunha situación na que o soporte papel acollía toda o que debía saberse a priori. Se se producía calquer incidente –un poñente que non pode asistir, un cambio en tal ou cal charla, un asistente que se despista no palacio de congresos– estaba todo en mans do staff de organización. A popularización dos smartphone e o desenvolvemento de aplicacións abriron un novo panorama na organización de eventos.
Facemos unha pequena selección de aplicacións que engaden inputs á organización: información actualizada sobre poñentes e relatorios, mapas detallados dos lugares máis interesantes en cada momento, e sobre todo e por paradoxal que poida parecer, un toque humano. A información relevante xa non se queda atrapada nun soporte fixo senón que acompaña ao asistente durante a súa participación no evento. A información diríxese persoalmente ao usuario e dá unha impresión de coidado persoal que un tríptico ten máis difícil conseguir.
As aplicacións desenvolvidas nestes anos buscan sobre todo, que sexa doado á hora de desenvolver, descargar e utilizalas. O desenvolvemento adoitan copiar ao do clásico escritorio wordpress, descárgalas están dispoñibles en Google Play e Apple Store e o interfaz adoita ser bastante intuitivo.
Atopamos apps que informan persoalmente de case calquera cousa: unha persoa pode cotexar cales son os asistentes cos que comparte máis temas en común, onde dirixirse nos intervalos de descanso ou nas horas de lecer.
Sen máis dilación, imos repasar cales son as aplicacións que podemos atopar para organizar a información útil do noso congreso ou evento:
- Congresomovil: esta app ten un interfaz sinxelo de entender e unha gran capacidade para almacenar datos de interese: poden cargarse ata 1.500 documentos para consulta. Ofrece tamén as prestacións das que falamos antes: información de poñentes, mapa interactivo?
- Powervote: unha aplicación moi completa da que destacamos a súa usabilidade e a súa aposta por que os asistentes interactúen entre eles, a posibilidade de dar relevancia aos patrocinadores do evento e unha opción para crear mini xogos.
- Eventmobi: o que máis chama a atención desta aplicación é a súa sinxeleza. Non necesita case instrucións de uso para os asistentes e ofrece analíticas ao minuto sobre como se está desenvolvendo o congreso. Moi útil para tomar decisións sobre a marcha.
- Eventine: destaca polo seu especialidade en aplicacións para feiras. Proporciona un mapa de stands realmente útil.
- Adianteapps: Esta aplicación conta cun bo xestor de creación de apps. Case imposible que a nosa aplicación salga mal.
- Bit4Meetings: Nosa preferida. Desenvolvida por Primate, contén todas as virtudes dunha app para congresos: un sistema sinxelo, unha interfaz co que poderemos editar a información ?si hai un cambio de relatorio ou algunha novidade? e reflectirase en tempo real nos dispositivos móbiles que teñan descargada a aplicación sen necesidade de descargar nada ou darlle ao botonciño de “actualizar”. Conta cunha sección dedicada ao networking que inclúe os datos de perfil personalizado, con funcións de axenda, para contactar con todos os participantes do evento. Tamén ofrece estatísticas en tempo real e está integrado con todas as redes sociais.
Poden ver cómo se crea unha app neste vídeo.
As aplicacións son unha ferramenta práctica, ecolóxica e user friendly para a organización de eventos.
E vostedes probaron algunha? Cómo foi a súa experiencia?
Entre las múltiples tareas que componen la organización de eventos y congresos, la coordinación de la información es una de las primordiales: asegurarse de que todos los asistentes cuentan con la información adecuada en cuanto a ponencias y lugares de exposición requiere, como pueden imaginar, grandes dotes de organización y planificación logística. Las aplicaciones para congresos y eventos están dando un nuevo aire al sector.
Aunque en Trevisani contamos con una larga experiencia en organización de eventos y congresos en Santiago y Galicia, tenemos que asegurar que la tarea, hoy en día, es algo más sencilla que cuando empezamos en los tiempos heroicos.
La tecnología al rescate: benditas apps.
Las aplicaciones para dispositivos móviles han aterrizado con fuerza en el sector eventos. Partíamos de una situación en la que el soporte papel acogía toda lo que debía saberse a priori. Si se producía cualquier incidencia –un ponente que no puede asistir, un cambio en tal o cual charla, un asistente que se despista en el palacio de congresos— estaba todo en manos del staff de organización. La popularización de los Smartphone y el desarrollo de aplicaciones han abierto un nuevo panorama en la organización de eventos.
Hacemos una pequeña selección de aplicaciones que añaden inputs a la organización: información actualizada sobre ponentes y ponencias, mapas detallados de los lugares más interesantes en cada momento, y sobre todo y por paradójico que pueda parecer, un toque humano. La información relevante ya no se queda atrapada en un soporte fijo sino que acompaña al asistente durante su participación en el evento. La información se dirige personalmente al usuario y da una impresión de cuidado personal que un tríptico tiene más difícil conseguir.
Las aplicaciones desarrolladas en estos años buscan sobre todo, la sencillez a la hora de desarrollar, descargar y utilizarlas. El desarrollo suelen copiar al del clásico escritorio wordpress, las descargas están disponibles en Google Play y Apple Store y el interfaz suele ser bastante intuitivo.
Encontramos apps que informan personalmente de casi cualquier cosa: una persona puede cotejar cuáles son los asistentes con los que comparte más temas en común, dónde dirigirse en los intervalos de descanso o en las horas de ocio.
Sin más dilación, vamos a repasar cuáles son las aplicaciones que podemos encontrar para organizar la información útil de nuestro congreso o evento:
- Congresomovil: esta app tiene un interfaz sencillo de entender y una gran capacidad para almacenar datos de interés: pueden cargarse hasta 1.500 documentos para consulta. Ofrece también las prestaciones de las que hablamos antes: información de ponentes, mapa interactivo…
- Powervote: una aplicación muy completa de la que destacamos su usabilidad y su apuesta por que los asistentes interactúen entre ellos, la posibilidad de dar relevancia a los patrocinadores del evento y una opción para crear mini juegos.
- Eventmobi: lo que más llama la atención de esta aplicación es su sencillez. No necesita casi instrucciones de uso para los asistentes y ofrece analíticas al minuto sobre cómo se está desarrollando el congreso. Muy útil para tomar decisiones sobre la marcha.
- Eventine: destaca por su espacialidad en aplicaciones para ferias. Proporciona un mapa de stands realmente útil.
- Adianteapps: Esta aplicación cuenta con un buen gestor de creación de apps. Casi imposible que nuestra aplicación salga mal.
- Bit4Meetings: Nuestra preferida. Desarrollada por nuestros partners de Primate, contiene todas las virtudes de una app para congresos: un sistema sencillo, una interfaz con el que podremos editar la información –si hay un cambio de ponencia o alguna novedad– y se reflejará en tiempo real en los dispositivos móviles que tengan descargada la aplicación sin necesidad de descargar nada o darle al botoncito de “actualizar”. Cuenta con una sección dedicada al networking que incluye los datos de perfil personalizado, con funciones de agenda, para contactar con todos los participantes del evento. También ofrece estadísticas en tiempo real y está integrado con todas las redes sociales.
Pueden comprobar cómo se crea una app en este vídeo.
Las aplicaciones son una herramienta práctica, ecológica y user friendly para la organización de eventos.
Y ustedes ¿Han probado alguna? ¿Cuál es su experiencia?
¡Gracias por incluirnos en este post! Afortunadamente, la tecnología avanza a pasos agigantados y nos facilita mucho nuestro trabajo y el día a día. En congresoMovil hemos seguido creciendo y hemos mejorado las funcionalidades de las apps para mejorar la experiencia y facilitar la tarea al organizador. ¡Saludos!