Non traspasamos aínda o primeiro mes do ano e as novidades amoreánse sobre a mesa do despacho. A organización e planificación de eventos vivirá este ano un salto adiante en canto á aplicación de novas ferramentas tecnolóxicas que buscarán unha maior interacción entre ponentes, asistentes e sponsors. Deixámoslles con cinco tendencias para a planificación de eventos que nos atoparemos en 2015.
Unha das novidades, digamos conceptuais, da organización de eventos está na súa concepción. De ser aquelas tranquilas reunión de persoas do mesmo gremio a unha actividade moi parecida á dirección de orquestas. É dicir, a tarefa do organizador está encamiñada en parte a dirixir e adaptarse ás novidades que se van dando ao longo dun evento: achegas dos asistentes, novidades en relatorios, recolleita e transcrición de datos…Ante esta avalancha de novidades, as achegas recentes da tecnoloxía están orientadas a facer máis forte a implicación entre asistentes e eventos.
O obxectivo da panoplia de aplicacións é alcanzar os obxectivos dun evento do século XXI: reforzar a interacción «de ti a ti»; mellorar a presentación e efectividad dos ponentes e os anunciantes; sacar máis dos momentos off line e unha recolleita de feedback racional e significativa.
Ideas e ferramentas para a planificación de eventos
A microlocalización: É un feito: os smartphones convertéronse nun mediador entre o asistente e a oferta do evento. O ano 2015 será o do uso do beacons en congresos e simposios. Xa falamos algunha vez destes pequenos artilugios (link aquí). Non queremos exercer de paxaros de mal agüero pero poida que a información transmitida a través de folletos coñeza o principio do fin. Os beacons axudan a fidelizar á nosa audiencia e ofrécelles datos de interese particular, un mapa de onde atopará aquilo que máis desexa ver no evento. Tamén é unha ferramenta útil para o marketing, xa que multiplica as posibilidades de facer ofertas personalizadas.
Apps dedicadas que se poden consultar: Bits4Meetings, Loopd, XFocus.
Novas formas de esponsorizar. Os patrocinadores dun evento son, obviamente, a súa columna vertebral. Parte do traballo básico de organización consiste en atopar os patrocinadores adecuados ofrecerlles un retorno do seu investimento poñéndoos en contacto con prescriptores ou clientes finais. A difusión tradicional entrou nunha pequena fase de estancamento e as solucións para 2015 pasan por achegar de novo a patrocinadores e asistentes ao evento. Tamén pasan por achegar ás mensaxes publicitarias desde o xeral ao particular. O obxectivo é gañar relevancia en cada mensaxe emitida polo anunciante e que o destinatario, ao ver que é unha oferta destinada personalmente a el, réstelle atención de forma genuina.
Algunhas apps que poden ser útis para esta tarefa: Endorsevent, SponsormyEvent, Sponsia.
O feedback limpo. Unha das tarefas máis difíciles para un organizador de eventos é recolectar os datos ao final dun congreso ou xornadas. Esta recolleita faise ás veces de forma algo chapucera e poden coarse números ou apreciaciones que realmente non nos van a axudar demasiado a organizar a cita do ano que vén. A tecnoloxía ao rescate: xa existen algunhas ferramentas que organizan os datos e dannos só os que necesitamos. Isto aportaranos unha mellora xa que os asistentes sentiranse escoitados ao ver que o seu feedback non cae en balde e facilitará a tarefa aos organizadores.
Apps que separan o gran da palla: Explor, Satsum, Satify.
Repensar o off line: unha das dificultades de moitos eventos é lograr unha ambiente de debate produtivo e que se produzan conexións significativas entre os asistentes. Moitas destas dificultades veñen porque se aplica un modelo de convención establecido desde fai sesenta anos, así que é normal que os asistentes instálense un pouco na pasividade da rutina. Por contradictorio que pareza, existen apps que afinan na delicada arte de crear conexións off line. Malia que non é unha novidade estrictamente, parece que este 2015 trae novas solucións para este vello inconveniente.
Apps para o mundo real: EventModeGeneration, Rede Line Project, WayBetterWork.
Renovar a figura do ponente. Os ponentes sufriron unha mutación similar á dos organizadores de eventos. Xa non son un simple emisor de coñecementos senón que deben incorporar habilidades para motivar á audiencia, exercer de líderes e actuar como facilitador de novidades. A tecnoloxía aposta por axudar aos ponentes para conseguir mellores charlas e diversificar os relatorios.
Apps para empoderar audiencias: Presentr, Penxy e Speakerstack.
Así que polo que parece, 2015 vai ir de crear experiencias, apostar polo visual e os sensorial para cativar á audiencia e eliminar as barreiras imaxinarias para crear un ambiente de traballo en perpetuo movemento e cun sentido de comunidade. E a tecnoloxía fará de pegamento desa comunidade.
Vostedes que opinan?
No hemos traspasado aún el primer mes del año y las novedades se agolpan sobre la mesa del despacho. La organización y planificación de eventos vivirá este año un salto adelante en cuanto a la aplicación de nuevas herramientas tecnológicas que buscarán una mayor interacción entre ponentes, asistentes y sponsors. Les dejamos con cinco tendencias para la planificación de eventos que nos encontraremos en 2015.
Una de las novedades, digamos conceptuales, de la organización de eventos está en su concepción. De ser aquellas tranquilas reunión de personas del mismo gremio a una actividad muy parecida a la dirección de orquestas. Es decir, la tarea del organizador está encaminada en parte a dirigir y adaptarse a las novedades que se van dando a lo largo de un evento: aportaciones de los asistentes, novedades en ponencias, recogida y transcripción de datos…Ante esta avalancha de novedades, las aportaciones recientes de la tecnología están orientadas a hacer más fuerte la implicación entre asistentes y eventos.
El objetivo de la panoplia de aplicaciones es alcanzar los objetivos de un evento del siglo XXI: reforzar la interacción «de tú a tú»; mejorar la presentación y efectividad de los ponentes y los anunciantes; sacar más de los momentos off line y una recogida de feedback racional y significativa.
Ideas y herramientas para la planificación de eventos
La microlocalización: Es un hecho, los smartphones se han convertido en un mediador entre el asistente y la oferta del evento. El año 2015 será el del uso de lo beacons en congresos y simposios. Ya hemos hablado alguna vez de estos pequeños artilugios. No queremos ejercer de pájaros de mal agüero pero puede que la información transmitida a través de folletos conozca el principio del fin. Los beacons ayudan a fidelizar a nuestra audiencia y les ofrece datos de interés particular, un mapa de dónde encontrará aquello que más desea ver en el evento. También es una herramienta útil para el marketing, ya que multiplica las posibilidades de hacer ofertas personalizadas.
Apps dedicadas que se pueden consultar: Bits4Meetings, Loopd, XFocus.
Nuevas formas de esponsorizar. Los patrocinadores de un evento son, obviamente, su columna vertebral. Parte del trabajo básico de organización consiste en encontrar los patrocinadores adecuados ofrecerles un retorno de su inversión poniéndolos en contacto con prescriptores o clientes finales. La difusión tradicional ha entrado en una pequeña fase de estancamiento y las soluciones para 2015 pasan por acercar de nuevo a patrocinadores y asistentes al evento. También pasan por acercar a los mensajes publicitarios desde lo general a lo particular. El objetivo es ganar relevancia en cada mensaje emitido por el anunciante y que el destinatario, al ver que es una oferta destinada personalmente a él, le reste atención de forma genuina.
Algunas apps que pueden ser útiles para esta tarea: Endorsevent, SponsormyEvent, Sponsia.
El feedback limpio: una de las tareas más difíciles para un organizador de eventos es recolectar los datos al final de un congreso o jornadas. Esta recogida se hace a veces de forma algo chapucera y pueden colarse números o apreciaciones que realmente no nos van a ayudar demasiado a organizar la cita del año que viene. La tecnología al rescate: ya existen algunas herramientas que organizan los datos y nos dan solo los que necesitamos. Esto nos aportará una mejora ya que los asistentes se sentirán escuchados al ver que su feedback no cae en vano y facilitará la tarea a los organizadores.
Apps que separan el grano de la paja: Explor, Satsum, Satify.
Repensar el off line: una de las dificultades de muchos eventos es lograr una ambiente de debate productivo y que se produzcan conexiones significativas a los asistentes. Muchas de estas dificultades vienen porque se aplica un modelo de convención establecido desde hace sesenta años, así que es normal que los asistentes se instalen un poco en la pasividad de la rutina. Por contradictorio que parezca, existen apps que afinan en el delicado arte de crear conexiones off line. A pesar de que no es una novedad estrictamente, parece que este 2015 trae nuevas soluciones para este viejo inconveniente.
Apps para el mundo real: EventModeGeneration, Red Line Project, WayBetterWork.
Renovar la figura del ponente: los ponentes han sufrido una mutación similar a la de los organizadores de eventos. Ya no son un simple emisor de conocimientos sino que deben incorporar habilidades para motivar a la audiencia, ejercer de líderes y actuar como facilitador de novedades. La tecnología apuesta por ayudar a los ponentes para conseguir mejores charlas y diversificar las ponencias.
Apps para empoderar audiencias: Presentr, Penxy y Speakerstack.
Así que por lo que parece, 2015 va a ir de crear experiencias, apostar por lo visual y lo sensorial para cautivar a la audiencia y eliminar las barreras imaginarias para crear un ambiente de trabajo en perpetuo movimiento y con un sentido de comunidad. Y la tecnología hará de pegamento de esa comunidad.
¿Ustedes qué opinan?